Trong ngành BPO, đặc biệt là lĩnh vực nhập liệu (DataEntry), công nghệ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR – Optical Character Recognition) đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất và độ chính xác. Công nghệ này giúp tự động hóa việc chuyển đổi hình ảnh chứa văn bản thành dạng ký tự số, giúp giảm thời gian nhập liệu và hạn chế các lỗi do con người gây ra.
Dưới đây là hai cách mà OCR có thể hỗ trợ quy trình nhập liệu trong BPO.
1. OCR tự động xử lý dữ liệu, nhập liệu viên chỉ kiểm tra
Ở phương pháp này, OCR sẽ quét và nhận diện dữ liệu trong tài liệu, sau đó hiển thị kết quả tự động lên hệ thống. Nhập liệu viên (DataEntry Operator) chỉ cần kiểm tra lại để đảm bảo rằng dữ liệu mà OCR nhận diện là chính xác, sau đó xác nhận hoặc điều chỉnh nếu cần. Đây là một phương pháp giúp tiết kiệm đáng kể thời gian nhập liệu, đặc biệt khi xử lý khối lượng lớn tài liệu có cấu trúc rõ ràng, như hóa đơn, biên lai, hay mẫu báo cáo.
Ưu điểm của phương pháp này là tốc độ xử lý nhanh chóng, tuy nhiên, nó có một nhược điểm lớn là phụ thuộc vào độ chính xác của công nghệ OCR. Đối với tài liệu có ký tự phức tạp hoặc không rõ nét, OCR có thể nhận diện sai, gây ra lỗi dữ liệu nếu nhập liệu viên không phát hiện kịp.
2. OCR hỗ trợ cảnh báo cho nhập liệu viên nhập đúng hoặc sai
Phương pháp thứ hai là OCR chỉ đóng vai trò hỗ trợ, cảnh báo khi phát hiện lỗi nhập liệu, mà không tự động đưa ra kết quả nhận diện. Trong cách tiếp cận này, nhập liệu viên sẽ nhập thủ công từ hình ảnh hoặc tài liệu nguồn, và OCR sẽ chỉ so sánh thông tin để cảnh báo nếu phát hiện ra sự khác biệt so với mẫu dữ liệu dự kiến.
Khi áp dụng phương pháp này, OCR giúp giảm thiểu đáng kể tỷ lệ lỗi, đặc biệt khi xử lý các tài liệu khó nhận diện. Việc nhập liệu thủ công kết hợp với cảnh báo tự động giúp nhập liệu viên tập trung vào chất lượng thay vì phụ thuộc vào công nghệ nhận diện hoàn toàn.
Vì sao nên chọn phương pháp 2?
Dựa trên kinh nghiệm thực hiện nhiều dự án trong ngành BPO, lựa chọn phương pháp thứ hai – sử dụng OCR làm công cụ hỗ trợ cảnh báo – là giải pháp tối ưu để đảm bảo chất lượng đầu ra. Với phương pháp này, nhập liệu viên sẽ nhập tay toàn bộ, từ đó nắm chắc hơn về dữ liệu. Bằng cách này, OCR chỉ hoạt động như một công cụ giúp phát hiện sai sót, giảm thiểu lỗi gây ra do phụ thuộc hoàn toàn vào công nghệ nhận diện. Đây là cách làm đặc biệt phù hợp với các dự án đòi hỏi độ chính xác cao và yêu cầu kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt, mang lại lợi ích lâu dài cho quy trình BPO.
Dịch vụ số hóa dữ liệu HBPO với quy trình nhập liệu kép đảm bảo chất lượng 5 level, đồng thời đã sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR để nhập liệu từ hình ảnh, giảm thiểu lỗi do nhập liệu thủ công, kết hợp với các công cụ kiểm tra tự động để xác minh dữ liệu sau khi OCR.
Chúng tôi tự tin mang đến quy trình số hóa đàm bảo chất lượng với tỷ lệ chính xác > 99%, nâng cao năng suất, qua đó, giảm thiểu chi phí cho khách hàng.
Liên hệ với chúng tôi tại:
𝐇𝐢𝐤𝐚𝐫𝐢 𝐁𝐏𝐎 𝐒𝐨𝐥𝐮𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬
𝐁𝐏𝐎 – 𝐑𝐏𝐀 – 𝐈𝐓𝐎
𝐓𝐫𝐮̣ 𝐬𝐨̛̉: 20 Nguyễn Tri Phương, Đà Nẵng.
𝐇𝐨𝐭𝐥𝐢𝐧𝐞: 024 710 67779
𝐄𝐦𝐚𝐢𝐥: info@hikaribpo.com.vn
𝐖𝐞𝐛𝐬𝐢𝐭𝐞: www.hikaribpo.com.vn
𝐅𝐚𝐧𝐩𝐚𝐠𝐞: Hikari Bpo Solutions Co., Ltd
𝐘𝐨𝐮𝐭𝐮𝐛𝐞: www.youtube.com/@hikaribposolutions
